A atenção à preparação de bons contratos cresce no momento em que se discute a ampliação da terceirização no país, porque eles podem otimizar custos e evitar prejuízos às pequenas e médias empresas, seja no papel de fornecedoras ou de contratantes. 

Os cuidados com os contratos devem começar, na verdade, em uma etapa anterior, na hora de definir os serviços que serão fornecidos ou contratados. O risco pode ser maior se a ansiedade para fechar o negócio superar a avaliação da real capacidade de entrega do serviço. "Conhecer o ponto de equilíbrio evita entrar em negociação, cujo preço mínimo para o produto ou serviço possa representar prejuízo", aponta Pedro Schaffa, sócio do SBAC, escritório de advocacia especializado em pequenas e médias empresas. Outro ponto de atenção é o relacionado aos prazos de entrega e pagamentos, principalmente em casos de fornecimento para grandes empresas, que são menos flexíveis. 

Schaffa lembra que falta de equipe suficiente ou necessidade de terceirização de processos podem comprometer prazos, custos e os prazos de pagamento, o que afeta o fluxo de caixa. "É uma questão de ter informação." 

A startup Nhecotec, especializada em soluções de software para a cadeia de gestão de resíduos sólidos, contou com ajuda da SBAC para entender e mensurar o valor por hora extra de manutenção do serviço. "Era algo que não prevíamos", afirma a fundadora Luciana Oliveira. 

Para Walter Freitas, presidente da Associação Nacional de Gestores de Contratos (ANGD) e diretor de negócios da Level, especializada no segmento, como memória da relação comercial o contrato é um instrumento estratégico que pode melhorar o resultado da contratação. O primeiro passo é definir bem uma minuta padrão e com cláusulas validadas pela área jurídica, que defendam a empresa em relação a questões como custos e riscos envolvidos, cláusulas trabalhistas, questão de confidencialidade. Outro é dedicar tempo suficiente para a delimitação de cronograma e escopo dos serviços.

"Muitos confundem objeto, resumo técnico que aponta o destino da contratação, com escopo, detalhamento das entregas com riscos eventuais e indicadores", afirma Freitas. A inclusão de acordo de nível de serviço (SLA), com indicadores de performance (KPIs) para controle da entrega, com indicação de penalidades caso as metas não sejam cumpridas, é um refinamento extra nos contratos.

A medida, originada do universo da tecnologia, começa a ganhar espaço em outras áreas, mas ainda é mais empregada em casos de contratações mais complexas. "Para operações de baixa complexidade, não faz sentido perder tempo na preparação de um documento robusto", diz Elton Minasse, sócio do escritório Machado Meyer Sendacz Opice.

A questão é que em ambientes empresariais regidos por comunicações rápidas e necessidades de assumir riscos para o sucesso de empreendimentos podem gerar o desencontro de expectativas por falta de entendimento e atendimento de necessidades. Assim, "as SLAs são uma forma excelente de administrar o problema", avalia.

Raul Monegaglia, sócio da KBM Advogados, lembra que quanto mais claro e objetivo for o contrato, inclusive em relação ao alinhamento de expectativas, mais fácil será seu acompanhamento e menos ele dependerá de interpretação de terceiros caso surjam problemas. Isso vale para qualquer empresa, independente do tamanho. "Princípios como definição de papéis e excelência podem ser aplicados por qualquer empresa", indica. Ele acredita que, como fornecedoras, as pequenas e médias empresas podem até ser beneficiadas por metas indicadas por clientes - principalmente os grandes -, caso as utilizem para promover melhorias internas.

Já como contratantes, os desafios podem ser maiores, inclusive para preparação e acompanhamento do documento. Minasse, da Machado Meyer, lembra que qualquer pessoa com bom nível cultural consegue escrever o básico de um contrato, mas na medida em que o documento se tome legal, depois de assinado, entram em jogo um conjunto de regras, que podem ir do Código Civil a tratados interacionais, que o leigo não vai dominar. "Caso o contrato contenha cláusula contradizendo a lei, prevalecerá o que a lei determina", exemplifica. Um dos casos que costumam gerar processos são documentos relacionados à contratação de representantes comerciais, submetidos a uma legislação específica que assegura seus direitos.

Embora empresas maiores já contem com profissionais especialistas em gestão de contratos, as pequenas e médias empresas prescindem desta função e muitas vezes o acompanhamento do que foi contratado - incluindo SLA - fica relegado a um segundo plano. "É necessário que um plano de ação aponte como determinado problema será resolvido. Multas e penalidades muitas vezes não cobrem o prejuízo acarretado", afirma Freitas, da AN GC. "A empresa precisa deixar claro quem é o gestor de contratos, que acompanhará o fornecedor para se certificar da entrega e corrigir desvios", ressalta. Em cenário de maior terceirização, observa o especialista, esse papel é ainda mais estratégico, porque um dos requisitos é o controle das obrigações trabalhistas e tributárias para evitar passivos.